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第十三讲 职业地完成指派的工作(上)

点击次数:27196次 发布时间:2012/4/17 9:11:41

  引  言
  研究职业化有一个前提:职业化可以通过学习获得。人的心智成长要经历三个阶段:依赖-独立-互赖。刚参加工作的职员,没有工作经验,其工作内容以依赖性的工作为主,也就是说处在这个阶段的职员是在上司的指派下工作的。在经过一段时间的努力后,新职员开始进入角色,成为一个能够独自解决问题的人,这标志着这位职员进入了独立阶段,有能力承担一定的责任。本专题主要探讨职员处在第一个阶段,即还不具备独立工作能力的时候,如何完成上司指派的工作。
  在学习什么是职业化时,介绍了四种类型的人才。这个分类是根据主管对下属的二维评价做出的。所谓“二维”,一是绩效考核,二是态度考核,前者是评价工作完成的质量,后者是评价如何进行工作。
  真正的职业人是能够给企业创造价值的人,要成为这样的人,就要在能力与态度这两个评价指标上获得高分。能力是可以培养的,而态度也是可以学习、改进的。以下介绍新进人员应该如何接受工作指派。
  新进人员如何接受工作指派
  1.接受工作指派的技巧
  新职员在接受工作指派时,常常不太注意技巧,这样容易给主管造成不好的印象。以下针对新职员容易犯的错误,提出几个改进的技巧:
  (1)主动积极的态度
  当主管叫你的名字时,你要立刻回答,表示你已经准备好接受他指派你的工作。误区一:主管叫你的时候,你不吱声,且脸无表情的走过去;误区二:主管叫你的时候,你口气很直地说,“干嘛呀?什么事呀?”一副你跟主管很熟的表情。
  (2)掌握分寸
  你可能学历很高,名校毕业,但毕竟是新人,对于企业的运作、公司的状况还不是很了解,而且主管毕竟是你的前辈,他希望得到适度的尊重。在提倡敬上司、敬同事、敬下属这“三敬”中,上司是第一敬。有些新人因为离校不久,并且习惯在老师讲课时插话,因而在工作中,也经常打断主管的话。如果总是打断他,主管会认为你不懂礼貌,没有分寸。
  (3)确认主管的意图
  一般情况下,新人总是不敢跟主管多说话。主管说了很多,你只是默默地记下来,而对主管的话一点儿反应都没有。等主管走了,才想起来有些事情还不是很理解。其实,紧张的情绪是可以理解的,但是应该记住一点:把工作做好是你在公司的立身之本。所以,你应该养成确认主管意图的习惯。
  2.接受工作指派的条件
  (1)明确主管要让你做什么。
  (2)让主管意识到你已经准备好了。
  (3)给主管留下好的印象。
  3.接受指派工作的要点
  新进人员在接受一项任务时,必须要明确9个要素,即6W3H:
  (1)WHAT:指要做什么及描述达成命令事项后的状态。
  (2)WHEN:指什么时候完成或主管希望何时得到阶段性反馈。


  图13-1   接受工作指派的技巧


  一般情况下,主管会比较关注新员工的工作,因为他对新员工的能力还不是很了解,也没有达成信任的基础。作为一个职业人,应该主动向主管反馈工作状况。
  (3)WHERE:泛指各项活动发生的场所。
  (4)WHO:指完成指令要联系的对象,如担当者、责任者、参与者等。
  (5)WHY:指理由、目的、根据。让我们理解为什么这样做而不那样做。
  (6)WHICH:指各种选择的可能及优先顺序。
  (7)HOW:方法、手段。
  (8)HOWMANY:指需要多大、多少,以计量的方式让事情具体化。
  (9)HOWMUCH:指预算、费用。
  此外,在接受指派时,你需要注意两点:
  (1)硬性指标不能讨价还价。
  (2)思考改善工作的方法。如果你已经考虑到这一点,证明你正在从依赖阶段向独立阶段转变。
  4.接受工作指派的常见误区
  (1)误区一:不敢独立承担工作
  “我行吗?我又不熟!”记住:机会在你的手中,如果不能把握机会,你将永远无法成功。要敢于迈出第一步,想想老员工也是从新人做起的,主管这么快让你独立解决问题,说明你是很棒的员工。
  (2)误区二:贸然接受指派的工作
  “人贵有自知之明”,在接受任务之前,应该衡量自己有没有把握把工作做好。尤其是刚参加工作,信心需要一步一步地积累。如果确实没有把握,应该跟主管提出来:还需要一段时间熟悉工作流程。
  完成工作的方法
  鱼骨图分析法
  “鱼骨图”分析法是一种有效解决问题的方法,如下图:


  图13-2   鱼骨图分析法示意图


  “鱼骨图”分析法是在不断提出问题的过程中,使问题逐个解决。
  鱼骨图分析法的要诀:确定问题类别,找出主要问题,提出解决方案。
  ●从主刺到小刺的思维。先找出最主要的问题,分析导致此问题的因素,逐层递推,分析导致各个小问题的因素,对最小的问题提出解决方案,从而使主要的问题得到解决。
  ●从小刺到主刺的思维。与从主刺到小刺的思维相反,从各小问题推到主要的问题。
  【案例】
  假设你最烦恼的是工作太忙。利用“鱼骨图”来分析一下,有没有解决的办法。
  主刺:工作太忙。
  导致工作忙的因素:客户作息时间不固定,很难与之联系。
  问题:为什么联系不到人呢?
  联系不到人的因素:不清楚客户的作息习惯。所以,只要弄清楚客户的作息习惯,就可以想办法与其取得联系,以便在较短的时间内完成工作。
  鱼骨图的内涵:逐层地问为什么,直到一个很小的节点上,这个时候,问题的答案已经出来了,原来所有的烦恼都来自于这个小小的因素。解决了这个小问题,大问题也就解决了。
  配合鱼骨图的使用,可以用“思维导图”来分析问题。大脑的实际活动用一面镜子反射出来,变成我们行为方式的一种工具,这种工具就叫思维导图。
  新进员工总是会遇到很多问题,在解决这些问题时,如果能够很好的加以总结,不但自己受益,还可以与他人分享你的经验。


  【自检】
  试用鱼骨图分析法分析你在接受工作指派时遇到的最大烦恼。
  【本讲总结】
  新进人员首先要在上司的指派下工作,第一步就是接受工作指派。这一步看起来很简单,但是,如果不注意接受工作指派时的态度,容易给上司留下不良印象,并影响对工作要求的理解。本讲针对新进人员容易犯的错误,提出几个需要注意的地方。同时讲了一项工作可能包含的要素,新进人员只有了解这些要素,才能正确理解他所接受的工作的要求。此外,新进人员在接受工作时,可能会有怯场或不自量力的表现,要克服这些缺点,就要对自己有一个正确的定位。
  【心得体会】
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